İşte Yetkinlik
Her ne kadar her geçen gün daha fazla robotlardan bahsetsek bile günümüzde kurumların en önemli varlığı sahip oldukları insan kaynağıdır. Özellikle bilgi’nin önemi arttıkça, bilgiyi alan, özümseyen ve değer katarak kullanan insan faktörü çok daha önemli hale gelmiştir. Yöneticilerin başarılı olmaları için yapmaları gereken en önemli adım bu varlığı mümkün olan en verimli şekilde kullanmaktır. Bunu sağlamanın en temel yolu da “işe göre adam, adama göre iş” prensibini uygulamaktan geçer.
İşe Göre Adam
İşe göre adam bulundurmak daha çok eleman seçme ve yerleştirme süreçlerini tarif ediyor gibi görünse de iş ihtiyaçlarının çok sık değiştiği günümüzde günlük rutinin de bir parçasıdır. Yöneticiler önlerine tamamlanması gereken bir iş geldiğinde ekiplerinden bir ya da birkaç kişiye görev ataması yaparlar. Bu aşamada yöneticinin atanacak personeli seçim kriterleri bir anlamda işin ne kadar başarılı olacağının en önemli belirleyicisidir. En kolay ve en tercih edilen adam atama yöntemi o an en boşta gibi görünen personele iş vermektir. Bazen en güvenilen, bazen en çalışkan, bazen de o an ilk rast gelene iş verilir. Oysa görevin başarılı bir şekilde tamamlanması için önce ihtiyaç duyulan yetkinliklerin belirlenmesi gerekir. Yetkinlik; mükemmel performansın elde edilmesinde ayırt edici bilgi, beceri ve tutumları kapsayan gözlemlenebilir davranışlardır.
Bir görev ya da rol için gerekli tüm yetkinlikler her zaman çok açık ve net olmayabilir, bu durumda yöneticinin koşullara göre karar vermesi gerekir. Özellikle temel yetkinlikler dışında bu görevle ilgili paydaşların diğer beklentilerini anlayıp, önem derecelerine göre sıralamalıdır. Örneğin bu görev için ne kadar yaratıcılık, ne kadar hız ya da ne kadar titizlik beklenmektedir ? İkinci olarak her yeni görev çalışanların yeteneklerini ortaya çıkarmak için çok önemli birer fırsat olarak görülmelidir. Bu yüzden yeni görevler için gerekli yetkinlikleri aranırken elinizdeki insan kaynağının potansiyellerine ve görevin sunduğu gelişme fırsatlarına da bakmalısınız.
Hangi Yetkinlikler ?
Bir görev için gerekli yetkinliklerin sorgulanması doğru adamın seçilmesinden öte başka bir önemli bir fırsat daha doğurur. Çünkü bu çalışma o işin yapılması sırasında kullanılan araç ve yöntemlerin de sorgulanmasına anlamına gelir. Böyle bir sorgulama kimi zaman işin daha verimli yapılması için yeni yöntemler geliştirilmesine, kimi zaman otomatize edilmesine, hatta hiç yapılmamasına karar verilmesi kadar değişik sonuçlar doğurabilir.
İhtiyaç duyulan yetkinlikler belirlenirken kendi içlerinde gruplanırlar, daha geniş sayıda çalışanın sahip olması gereken temel yetkinliklerin yanı sıra işe özel teknik ya da fonksiyonel yetkinlikler ve her kademe için farklı olmak üzere yönetsel yetkinlikler de tanımlanabilir. Her bir görev için bu yetkinlikleri hangi birine ne kadar ihtiyaç olacağını belirtmek de faydalı olur. Bazı yetkinlikler o görev için olmazsa olmaz iken, bazı yetkinliklere daha az ve kısıtlı ihtiyaç duyulur. Kurum içinde bir yetkinlik kısıtlı zamanlarda kullanılıyor ise gerektirdiği fonksiyon farklı bir şekilde de yönetiliyor olabilir. Örneğin ihtiyaç dışarıdan adam kiralayarak, ya da başka bir proje grubu içinden karşılanabilir.
Yetkinlikler belirlenirken kurumun vizyon, misyon, stratejileri ve değerleri göz önüne alınmalıdır. Örneğin değişim içerisinde olan bir kurum için gerekli olan yetkinliklerin arasına değişim ve belirsizliği yönetmeyi ekleyebilir. Ayrıca sadece günlük iş ihtiyaçları açısından bakmayarak, gelecekte kuruma rekabet avantajı ve farklılık sağlayacak yetkinlikler de belirlenmelidir. Unutmamalıdır ki çalışanların sahip olduğu yetkinlikler bir kurumun rekabet gücünü belirler. Bu yüzden her bir yetkinliğin kurumun gelişimi için ileriye yönelik ne kadar önemli olduğuna da gerekir.
Yetkinlikler kendi içlerinde sebep sonuç ilişkisi de doğururlar; örneğin özel yetkinliklere sahip insanları yönetmek için bir başka yetkinliğe sahip olmanız gerekiyor olabilir. Ya da birden çok yetkinliğin aynı anda bir arada olması tercih ediliyor olabilir.
Adama göre iş
Gereken yetkinlikleri biliyor olmak görevlendirme için personel seçerken en önemli girdilerden biridir demiştik. Ancak temel yetkinlikler aynı bile olsa takım içerisinde farklı becerilerde insanlar olmasının sağlayacağı faydaları da unutmamak gerekir. Ne de olsa başarılı ekiplerin en önemli özelliklerinden biri içlerinde çeşitlilik bulundurmalarıdır. Farklılıkları yönetmek zordur, bu yüzden de pek çok yönetici ekip üyelerini mümkün olduğunca benzer ve tek tip seçerler. Benzer şekille uzun süre birlikte çalışan ekip üyeleri arasında zamanla uyum artar ama çalışanların becerileri birbirlerine yakınlaşır. Günümüzün hızlı değişen dünyasında zorlu görevler hem uyumlu hem de farklılıklar içeren kişilerin karışımı ile başarılır. Bu yüzden yeni bir ekip kuruyorsanız daha önce beraber uyum içinde çalışmış, ez an 2-3 kişiyi tekrar bir araya getirerek, farklı yetkinliklerden insanlarla desteklemek en güçlü kombinasyonu sağlar.
Çalışanlarımızın içindeki yetenekleri ortaya çıkarıp yetkinlik haline getirmek için onların geçmiş mutluluk ve başarılarını izlemek iyi bir yöntemdir. Genç çalışma arkadaşlarım sık sık bana yetkinliklerimi nasıl anlayacağım diye sorarlar. Onlara hep “mutlu olduğunuz anları izleyin” diye cevap veririm. Yaparken zevk aldıkları şeyler aslında onların yetkinliklerine yönelik ipucu verir, yetkinliklerini kullandıkça da başarılı olurlar. Pazarlık yapmaktan zevk alan birinin bu işi başarısız yapması mümkün değildir, ya da rapor hazırlamaktan zevk alan birinin kötü rapor vermesi.
İstemek ve inanmak da çok önemlidir, bu yüzden çalışanlarınıza hangi görevi üstlenmek istediklerini sormak ve başarılı olacaklarına inandıkları görevlere atamak motivasyon sağlayarak başarılı sonuçlar verir. Unutmamalıyız ki yetenekli bir personeli işe almak ne kadar zor olsa da onu işte tutmak ve verimli kullanmak çok daha zordur.
Hakan Karamanlı 