Delegasyon

Yöneticilik hem işi hem de çalışanları yönetebilme sanatıdır. Her sanatta olduğu gibi yöneticilik de yetkinlik gerektirir, ama diğerlerinden farklı olarak bu yetkinlikler değişkendir, işin ve çalışanların değişen koşullarına göre yenilerini öğrenmek ve kullanmak gerekir.

İş hayatının her kademesinde başarılı olmak için farklı yetkinlikler öne çıkar. İş hayatının ilk yıllarında teknik ve taktiksel konularda yardımcı olacak, karmaşık konuları çözmeye yarayacak yetkinlikler kıymetli iken sonraki yıllarda çok yönlü ve bilgelik gerektiren yetkinliklere ihtiyaç duyulur.

Yeni yöneticilerin en büyük hatalardan biri bir önceki görevlerinde başarılı olmalarını sağlayan yetkinlikleri öne çıkaracak eski davranışlarını tekrar etmeleridir. İnsan doğası gereği konfor alanı içerisinde kalmayı tercih eder, pek çok yeni yönetici de eski davranışları içinde kendini daha başarılı ve güvende hisseder. Daha önce denediği ve sonuç verdiğini bildiği yetkinlik ve davranışlarını değiştirmesi için bir neden olmadığını düşünür. Oysa yeni görev, beraberinde yeni rol ve buna karşılık beklentiler getirmiştir. Bu beklentileri karşılamak için de yeni yetkinlikler öğrenip kullanmak gerekir.

Yeni bir yöneticinin kendisini geliştirecek zamanı bulabilmek için ilk uygulaması gereken davranışların başında delegasyon gelir. Oysa delegasyon ilk anda kolay gibi görülse bile kolayca öğrenilip uygulanabilen bir yetkinlik değildir. Yeni bir yönetici için delegasyonun ilk zorluğu görevi bizzat yapmanın başkasına tanımlamak, anlatmak ve sonuçları takip etmekten daha kolay geliyor olmasıdır. Oysa işleri yapmaya devam etmesi yönettiği ekibin yetkinlik ve motivasyon açısından geri kalmasına, sorumluluk taşıyamamasına ve çoğu zaman da işlerin gecikmesine neden olur. Yönetici olmadan işler yürümez, çalışanlar karşılaştıkları zorlukları aşmaya çalışmak yerine yöneticinin el atmasını bekler.

Sadece görev vermek yetmez yetki de vermek gerekir

Pek çok kimse astlarına iş verip neyi nasıl yapacaklarını söylemeyi delege etmek zanneder, oysa delegasyon görev ile beraber yetki de devrederek, astların karar almalarını ve sorumluluk üstlenmelerini sağlamaktır. Bazen astlara olan güvensizlik, bazen kontrolü kaybetme korkusu, bazen de astları kendine rakip olarak görmek duygusu yetki devrederek etkin delegasyon yapılmasına engel olur.

Bazı yöneticiler sorumluluğu tam olarak devretmek yerine karar verme sürecine astlarını da dahil ederek delegasyon yapmaya çalışırlar. Açık bir tartışma ortamı yaratmak çok faydalıdır ama unutmamak gerekir ki son kararı veren olmasanız bile bir elemanınıza nasıl yapması gerektiğini söylediğiniz anda sorumluluk sizdedir, tam olarak devredilmiş olmaz. Elbette bu sorumluluğu almanız, müdahale etmeniz gereken karar ve zamanlar olabilir. Hatta astlarınızın bu tür açık bir toplantıda fikrinizi duyduğu andan itibaren bunun etkisinde kalacaklarını ve verecekleri kararda kullanacaklarını unutmamak gerekir, bu yüzden mümkün olduğunda yöneticinin fikrini en sona saklaması gerekir.

Delege ederken nasıl yapılacağını söylemek yerine hedefin ne olduğunu söylemek, sınırları belirlemek ve devredilecek yetki ile sorumluluğun altını çizmek en doğru davranış olur. Delege edilen işin standartlara uygun olmasını bekleyebilirsiniz, ama her zaman sizin yöntemlerinizle yapılmasını beklememelisiniz.

Delege edilecek görevin atanacağı kişinin tecrübe ve niteliklerine uygun olmasına dikkat etmek gerekir. Mümkün olduğunca riskleri önceden belirlemeye çalışmak ve olası engelleri önceden paylaşmak fayda sağlayacaktır. Ancak yardımcı olmak amacı ile karşılaşılacak sorunların tamamını çözmeye çalışmak hatalı bir davranış olur. Bu görevi alan kişiye karşı güvensizlik anlamına gelir. Ayrıca problemler yöneticinin değil, görevi delege ettiği kişinin çözmesi içindir. Bu yüzden her sorunda yöneticinin devreye girmemesi, hatta arada hata yapılmasına da göz yumması astlara değerli tecrübeler kazandıracaktır.

Ekibinizin uzun süre uğraşıp çözemediği bir sorunu siz kısa sürede çözebiliyorsanız sakın bununla övünmeyin. Bu sizin ya yeterince delegasyon yapıp insiyatif vermediğinizi, ya da kendi bilgi ve becerilerinizi ekibinize tam olarak aktarmadığınızı yani onları eğitmediğinizi gösterir. Her ikisi de yönetici açısından kusurdur.

Ne Kadar Detay

Etkin delegasyon yapılmamasının en önemli nedenlerinden biri de ayrıntılara hakim olma isteğidir. Bazen de mükemmeliyetçi olma içgüdüsü detaylara fazla gömülmeye neden olur. Özellikle kendini ispat etmeye çalışan yeni yöneticiler için bunu anlamak kolay olmasa bile yöneticinin her detayı bilmesi gerekmez.

Bir taraftan “Yapraklara, ağaçlara odak olmak ormanı görmenize engel olur” deriz diğer taraftan da “Başarı detaylarda gizlidir”. Bunların her ikisi de farkı koşullarda doğrudur, önemli olan hangi seçici olmayı başarabilmektir. Her detayı bilmek istiyorum diyen yönetici aslında neler kaçırdığını bilmiyor demektir.

Yöneticilerin karşısına çıkacak bilgiyi üç değişik şekilde kategorize ederek değerlendirmek mümkündür. Sonucunda bir eylem gerektiren bütün bilgileri “şart”, yapılan faaliyetler hakkındaki bilgileri ise “faydalı” olarak nitelendirebiliriz. Bunların dışında kalan ise yöneticinin kıymetli zamanından çalan bilgilerdir. Öte yandan 25 yıllık iş tecrübemin kimin neyi bildiğini bilmenin çoğu durumda yeterli olacağını söylediğini eklemeliyim.

Her şeyin fazlası olduğu gibi delege etmenin de fazlası yanlıştır. Yöneticinin tüm işlerini delege etmesi, ya da delege ettiği işleri takip etmemesi kontrolü kaybetmesi sonucu doğurabilir. Bu durum ancak işler yolunda gittiği müddetçe devam edebilir, terslikler başladığında yöneticinin müdahale etme olanağı da olmayacaktır. Ayrıca bu kadar fazla delegasyon daha üst yöneticiler tarafından yöneticinin performansına yönelik olumsuz sonuçlar doğuracaktır.

Motivasyon sağlar

Delegasyon konusunu ayrıca astlar için de değerlendirmek gerekir. Kendine kariyer hedefleri koymuş her çalışan kendini göstermek için sorumluluk almak ister. İşlerin delege edilmesi hem çalışanların yetişmelerine ve tecrübe kazanmalarına faydalı olur hem de motive olmalarını sağlar. Çalışanların gelişmesi, ve tecrübe kazanması zaten yöneticinin görevleri arasındadır, Yönetici bazı işlerini delege ederek asıl yöneticilik görevlerinden birini de gerçekleştirmiş olur.

Delege ettiğiniz görev tamamlandığında, sonuçları personelinizle birlikte değerlendirecek bir kapanış toplantısı yapmayı unutmayın. Bu toplantıda olumlu ve olumsuz konularda geri bildiğimler vermek çalışanınızın gelişimine katkı yapar. Her iki tarafın aksaklıkları net bir şekilde ortaya koyması, gelişim için yapabilecekleri hakkında hemfikir olması çok önemlidir. Bu sayede personelinizde geliştirmeniz gereken yetkinlikleri ve eğitim ihtiyaçlarını da belirlemiş olursunuz. Ancak çuvaldızı başkasına batırmadan önce iğneyi kendinize batırıp doğru işi doğru yetkinliklere sahip doğru adama verip vermediğiniz konusunda kendinizi de değerlendirmeyi unutmayın.

Kişinin delegasyon yetkinliğini arttırması için yapabileceği en iyi şey belirli aralıklarla üstlendiği işleri gözden geçirerek bunların hangilerini delege edebileceğini belirlemesidir. Bu sizin bir üst pozisyon için gereken yetkinlikleri kazanmanız için gereken zamanı sağlayacaktır.