Eminim pek çok kişi çalıştığı kurumdaki IT personeli ile anlaşamamaktan hatta onlarla farklı dünyalarda yaşıyormuş gibi hissetmekten şikayet etmektedir. Oysa çoğunlukla zeki olduklarını bildiğimiz bu kişilerle daha kolay anlaşabilmenin bir yolunu bulabilsek pek çok sorunu çok daha kolay ve hızlı çözmüş olacağız.
“Mühendis gibi düşünmek” kavramı hayatımıza iyice yerleşmiştir. Mühendisler analitik düşünürler ve çözüm bulmaya odaklıdırlar. Çözüm için önlerindeki işi modelleyerek küçük parçalara ayırırlar, daha sonra ellerindeki kaynakları ve bildikleri teknikleri kullanarak, olası en verimli yöntemle çözüm ararlar. Mühendisler bu çözüm arayışına, duyguyu olabildiğince az karıştırarak, sebep sonuç ilişkisine dayalı düşünmeye çalışırlar. Her sorunun çözümü için mutlaka bir formül olmalıdır, ve mühendisin görevi de bu formülü bulmak ve kullanmaktır.
Tipik birer mühendis alışkanlıklarına sahip IT çalışanları için de hayat problem çözmekten ibarettir. Yazılım geliştirmeye çalışırken başkalarının anlayamayacağı pek çok sorunla mücadele edip çözerler, çalışmayan program parçaları, hata veren veritabanı, fazla kaynak harcayan bir sistem gün içerisinde çözülür. Peki hayatı çözüm bulmakla geçen IT çalışanı neden çalıştığı kurumda problemlerini çözen biri olarak tanınmaz ? Hatta kendisi problemin parçası gibi görünür ?
Bakış açısını ortak hale getirin
IT önündeki problemlere kendi bakış açısı ile olabildiğince teknik düzeyde bakar. Bu yüzden birlikte çalışırken aşmanız gereken en büyük zorluk onların sizin bakış açınızla bakmalarını sağlamak olacaktır. Bunu başarmadığınız sürece IT’nin sağlayacağı çözüm teknik olacak ve sizin beklentilerinizi karşılamayacaktır. Örneğin siz acil bir rapor beklerken IT raporun dün itibariyle hazırlanmış hali zaten var, o da iş görür diye düşünüyor olabilir. Ya da kullandığınız uygulamanın bir fonksiyonu çalışmadığı için eskiden tek adımda hallettiğiniz bir işlemi çok daha uzun ve zor adımlarla çözmek için zaman kaybediyorsanız emin olun IT bakış açısı ile önemli bir sorun yoktur.
Bu sorunu aşmak için yapmanız gereken IT’ye problemi anlatmak yerine göstermek olacaktır. Çağırın ve neler yaşadığınızı yerinde görmelerini sağlayın. Sizin neler yaşadığınızı, nelerle boğuştuğunuzu, ne istediğinizi yerinde görsünler, hatta mümkünse yaşasınlar. O anki rapor ile dünkü rapor arasındaki farkı görüp önemini anladıkları anda eminim sorun onların sorunu olacaktır.
Hedef değil Probleme odaklanın
IT’ye isteğinizi iletirken ihtiyacınızı net anlatmanız gerekir, aksi takdirde IT bu istekten çok probleme odaklanacağı için sonuç sizi memnun etmeyecektir. Örneğin gidip telefon isterseniz IT elinde akıllı mobil cihaz olduğu halde size elimde çözüm yok diyebilir. Çünkü siz sadece telefon istemişsinizdir, oysa akıllı mobil cihaz telefondan fazlası olduğu için IT’nin anladığı çözüm bu değildir.
IT’ye hedef vermek yerine problemi tarif edin, daha sonra hedefi birlikte saptayın. Eğer isteğinizi telefon olarak söylemek yerine benim ofis dışındayken de iletişim ihtiyacım var diye anlatsaydınız eminim mobil cihaz size çözüm olarak gelecekti.
Problemin kendisi problem olmasın
IT için bütünüyle çözülmemiş hiçbir sorun tamamlanmış sayılmaz. Oysa çoğu zaman çözümün eksik bir parçası bile önemli fayda sağlayacağı halde faydalanmak için tamamını beklemek zorunda kalırsınız. IT’nin deyim yerinde ise denizleri aşıp derede boğulduğu o kadar çok proje vardır ki. Sizin için esas olan fonksiyon tamamlandığı halde basit bir kullanıcı önyüzünde alınan teknik bir hatanın çözümü için haftalarca beklemek zorunda kalabilirsiniz.
Problem çözmeyi seven IT isteğinizle uğraşırken kendine yeni bir problem bulmuş ve bununla boğuşuyor olabilir. Bunun için IT ‘den istekte bulurken isteklerinizi küçük adımlara bölmeniz faydalı olacaktır. IT’nin önüne içinde kaybolacağı kocaman bir hedef koymak yerine küçük küçük hedefler koymak çok daha pratik olacaktır. Bunu yaparken dikkat etmeniz gereken konu ise asıl probleminizin arada bir yerde çözüleceği, gerisinin işin süsü olduğu izlenimini vermemenizdir. Bunu yaptığınız takdirde IT asıl problemi çözdüğünü anladığı anda kalan adımlar motivasyonunu yitirecek ve için size verdiği desteği azaltacaktır.
Teknik Olmayan sorunlarda destek verin
İyi bir problem çözücü olduğunu söylediğimiz IT için en zor konuların başında teknik olmayan problemlerin çözümü gelir. Çözümün iletişim, psikoloji, yönetsel beceriler, kurum kültürü gibi yetkinliklere gereksinim duyması durumunda IT çoğu zaman duvara çarpmış gibi kalacaktır. Bu yüzden onlardan isteklerinizin çözümü bu becerileri gerektiriyorsa bu konularda sizin de onlara destek olmanız işinizi çok kolaylaştırır. Örneğin IT’nin çözüm için birden çok birimin koordinasyonuna ihtiyacı varsa bunu sizin yapmanız, toplantı organize edip tarafları bir araya getirmeniz işinizin daha kolay ve hızlı çözülmesini sağlar.
Önceliklere dikkat
IT çalışanları için en büyük zorluk ellerindeki işlerin önceliklerinin belirlenmesidir. Onlardan iş isteyenin sadece siz olmadığınızı, gün içerisinde sizin haberiniz bile olmayan teknik problemlerle, kendi altyapı projeleri ile de uğraşmak zorunda olduklarını asla unutmayın. IT için bir isteğin önceliği ya da bir problemin büyüklüğü, etki alanı kendi teknik dünyası ile kısıtlı olabilir. Örneğin iletişim altyapısında bir sorun yüzünden az sayıda müşteri mi beklemektedir ? yoksa sisteme önemli bir veri girilemediği için tüm müşteriler mi etkilenmektedir bunu bilemez. Eğer isteğiniz ya da probleminiz acil ve önemli ise önceliklenmesi için mutlaka IT ile konuşun. Ancak her isteğinizin acil ya da önemli olmasının bir müddet sonra sizin inandırıcılığınızı yitirmenize neden olacağını unutmayın.
Övün ve Cesaretlendirin
IT’nin en büyük korkusu başarısız olmak ve hata yapmaktır. Hata yapmaktan korkan bir IT departmanından iş yapmasını bekleyemezsiniz. Hatalar için suçlamak yerine nedenlerini bulup çözmek konusunda onlarla birlikte çalışmanız, hatanın tekrar etmemesi için alınacak önlemlerin takipçisi olmanız, ve tekrar denemek için cesaretlendirmeniz çok daha faydalı olur. IT ile iletişimde her zaman açık ve şeffaf olmanızın, yeri geldiğinde onlara anlayışla yaklaşmanızın karşılığını göreceğinize emin olabilirsiniz. Önemli projelerde IT’nin katkısını unutmayın, yeri geldiğinizde onları onore edip ödüllendirmek, bir sonraki isteğinizde çok daha iyi sonuç almalarını sağlayacaktır.
İçinde bulunduğumuz dijital çağda sizin ve kurumunuzun başarısının IT ekiplerinden en iyi performans elde etmekle bağlantılıdır Unutmayın ki IT’ye iş yaptırabilmek size avantaj sağlayacak, mutlaka kazanmanız gereken çok önemli bir yetkinliktir.
Hakan Karamanlı 